В епоху цифровізації бізнес-процесів одним з ключових завдань стає ефективне управління документообігом. Великі підприємства, які потопають у морі паперової та електронної документації, все частіше звертаються до рішень на основі штучного інтелекту (ШІ) для оптимізації цього процесу.

Якщо ваша компанія бореться з проблемою обробки великої кількості документів, впровадження IDP (технологія, яка допомагає комп’ютерам автоматично читати та розуміти документи, економлячи час на ручну роботу з текстами) може бути ключем до ефективності та економії ресурсів. Це не просто полегшення рутини, а стратегічний крок у цифровій трансформації, який може значно знизити час та витрати на документообіг, а також забезпечити вашому бізнесу перевагу в конкурентній боротьбі. Не упустіть шансу підняти ефективність управління вашими документами на новий рівень з впровадженням IDP.

Простими словами про новий рівень обробки документів

Технології IDP – це як розумні помічники, які допомагають комп’ютерам розуміти та працювати з текстом у документах, навіть якщо це скановані копії. Ці технології використовують спеціальні методи, щоб “читати” текст у документах, аналізувати його, розкладати на частини та виконувати різноманітні завдання, наприклад, розподіляти документи за категоріями або автоматично заповнювати форми з інформацією з цих документів. Це як автоматичний секретар, який робить рутинну роботу швидше та точніше, ніж людина.

Переваги IDP для великих підприємств

• Ефективність та швидкість: зменшення часу, необхідного для обробки великих об’ємів документів, що особливо критично для великих компаній.
• Точність: штучний інтелект мінімізує помилки, пов’язані з людським фактором, підвищуючи якість даних.
• Зниження витрат: автоматизація зменшує необхідність ручної обробки документів, що призводить до скорочення витрат на робочу силу та управління документами.
• Безпека даних: IDP може включати механізми для забезпечення конфіденційності та безпеки інформації.
• Уникнення невідповідності вимог: IDP забезпечує відповідність бізнесу нормативним вимогам у таких галузях, як регулювання, хімічна та екологічна промисловість, а також у виробництві товарів і матеріалів. Це досягається шляхом гарантування точності процесів, усунення помилок, що можуть статися через людський фактор, та отримання остаточного підтвердження від керівництва компанії.

Приклади Застосування IDP

• Фінансовий сектор: банки та страхові компанії використовують IDP для автоматизації обробки рахунків, заяв, договорів та інших фінансових документів.
• Охорона здоров’я: медичні установи застосовують IDP для обробки карт пацієнтів, медичних записів та страхових документів.
• Логістика та торгівля: автоматизація процесів рахунків-фактур, товарно-транспортних накладних та інших логістичних документів.
• Відділи кадрів – можуть відбирати співробітників і обробляти опитування співробітників, резюме та інші кадрові дані за допомогою IDP. 
• Юридичний відділ – можуть обробляти, архівувати юридичні дані та керувати ними з більшою точністю. Видобувати певну інформацію (наприклад знижки, відтермінування оплати, термін дії договору та інше) з великої кількості договорів. 
• Державні установи – можуть керувати дозволами, видавати електронні документи та обробляти заявки за допомогою програмного забезпечення для інтелектуальної обробки документів.
• Страхові компанії – можуть використовувати автоматизовану обробку документів для обробки претензій, виявлення шахрайства, сортування страхових полісів і прискорення обробки документів у вашій організації. 
• Хімічна та інша промисловість – широко застосовують IDP для роботи з Сертифікатами безпечності матеріалу (Safety data sheet)

Штучний інтелект як каталізатор змін

Впровадження IDP становить ключову складову ширшого процесу цифрової трансформації в компаніях. Ця технологія, заснована на штучному інтелекті, не лише спрощує та оптимізує існуючі бізнес-процеси, але й відкриває можливості для глибокого переосмислення методів управління документацією. Це, у свою чергу, призводить до значного збільшення продуктивності, зменшення витрат та підвищення гнучкості бізнесу. Впровадження IDP не тільки робить документообіг більш адаптивним і масштабованим, але й сприяє фінансовій вигоді завдяки ефективнішому розподілу ресурсів та скороченню часу, необхідного для обробки документів.

Висновок

Сучасна технологічна ера приносить перетворення у багатьох аспектах бізнесу, і одним із найактуальніших аспектів цього перетворення є трансформація документообігу. Штучний інтелект стає ключовим гравцем у цьому процесі, допомагаючи підприємствам оптимізувати та автоматизувати обробку документів. Декілька провідних компаній та інструментів, які працюють у цьому напрямку, включають Microsoft Azure AI, MBIT Consultants, ABBYY та багато інших. Вони надають різноманітні рішення для зчитування, аналізу та обробки документів, спрощуючи рутинні процеси та підвищуючи продуктивність підприємств.